Bei einer vereinfachten Dokumentation, der sog. “Negativkontrolle“, werden alle Bäume einzeln kontrolliert und bewertet und zwar so umfassend und gewissenhaft wie bei einer Einzelbaumkontrolle. Allerdings werden nur die Bäume in einem Protokoll erfasst, die eine Maßnahme erfordern. Dieses Protokoll muss alle relevanten Baumdaten, die Schäden und die erforderlichen Maßnahmen enthalten, einschließlich ihrer Dringlichkeit.
Grundlage der vereinfachten Dokumentation ist eine Übersichtskarte, in der die zu kontrollierenden Baumbestände hervorgehoben sind, also z.B. einzelne Wohnanlagen, Straßenzüge, Friedhöfe oder Plätze. Je kleinräumiger die Erfassung, umso eindeutiger und damit nachvollziehbarer ist diese Art der Baumverwaltung.
In einem Übersichtsplan (über Google Maps leicht zu generieren) werden einzelne Parzellen markiert und mit Ziffern versehen. Wichtig ist, dass alle Bäume ab einer bestimmten Größe innerhalb einer Parzelle erfasst wurden. Entscheidend ist auch, dass ein Schadbaum zweifelsfrei wiedergefunden wird.
Gerade für kleinere Kommunen, für die Immobilienverwaltung und Firmengelände mit Baumbeständen ist die vereinfachte Dokumentation die mit Abstand günstigste Möglichkeit, Ihrer Verkehrssicherungspflicht nachzukommen. Selbstverständlich wird dabei vorausgesetzt, dass die dokumentierten Maßnahmen auch durchgeführt werden.
